Administrateur de baux

Dans la présente offre d’emploi, le genre masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte et n’a aucune forme discriminatoire.

Le technicien juridique (dans l’administration des baux) travaille aux côtés d’une équipe de professionnels de l’immobilier. Il est en charge de l’analyse, l’interprétation, la saisie et la mise à jour des informations relatives aux baux inclus dans le portfolio de l’entreprise, tout en veillant à l’exactitude des données saisies.

Il doit coordonner les documents juridiques et légaux avec le département Location et s’assurer qu’ils sont correctement suivis et entrés dans le système comptable.

En support au département de location, le technicien juridique (administration des baux) doit :

• Lire, saisir et mettre à jour les informations relatives aux baux : nouveaux baux, renouvellements, sous-baux, informations relatives aux propriétaires… et veiller à l’exactitude des données saisies, dans le respect de la politique et des procédures,
• Analyser et interpréter les baux des propriétés commerciales et de bureaux ainsi que les documents connexes, afin de préparer et mettre à jour des sommaires de baux selon les formats établis,
• Saisir l’information juridique et financière dans le système comptable (HOPEM), en veillant à l’exactitude des informations et en les comparant à celles des documents juridiques originaux,
• Préparer, mettre à jour et faire le suivi d’une variété de documents tels que des plans indiquant les locataires et les conditions générales des baux (« Stacking plans »), les projets d’ententes de commission, les projets d’ententes de location, etc,
• Conserver, archiver et compléter la documentation afférente aux baux commerciaux,
• Être capable d’identifier les clauses ou situations conflictuelles s’il y en a dans les différents immeubles,
• Effectuer les recherches nécessaires au registre foncier et au registre des entreprises,
• Mettre à jour les listes et fiches d’information pour les différents immeubles en support au département de location
• Faire le lien entre la location et la comptabilité
• Toute autre tâche en support au département de location.

Nous recherchons une personne qui rejoint les valeurs de Galion (approche innovante, agilité, service de qualité).
Ce poste nécessite d’avoir beaucoup de rigueur, d’être minutieux et attentif.

Expérience et aptitudes requises

• 5 ans minimum d’expérience dans l’administration des baux commerciaux et de bureau
• Solide compréhension du processus d’administration des baux
• Bonnes capacités d’analyse
• Compétence avérée de la lecture et de la compréhension des documents de location et des contrats : baux, amendements, cessions, ententes de commissions et contrats et ententes connexes du domaine immobilier commercial
• Capacité à gérer de multiples priorités et plusieurs tâches
• Capacité à travailler de façon autonome avec un rythme rapide, tout en ayant un esprit d’équipe
• Bonne connaissance de Word et Excel et connaissance d’Hopem (un atout)
• Connaissance dans le domaine juridique
• A l’aise en français et en anglais (à l’oral comme à l’écrit), plus particulièrement : capacité à lire, interpréter et rédiger des documents en anglais et en français

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